Все нижесказанное касается заявлений работодателю, но эти рекомендации можно применить и при подаче заявлений и жалоб в профсоюз, трудовую инспекцию, прокуратуру и другие инстанции.
Итак, делайте копии любого письменного заявления, которое вы передаете работодателю, и попросите человека, принявшего его, расписаться на копии и поставить дату! Только в этом случае у вас будет доказательство, что вы в определенное время подали определенное заявление. Под работодателем мы подразумеваем любое должностное лицо, уполномоченное принимать заявления, будь то ваш непосредственный начальник, сотрудник отдела кадров или секретарь в приемной директора. На всякий случай храните копии всех документов с подписями о получении. Они вам пригодятся в случае похода в суд.
Если вы по каким-то причинам не можете подать заявление лично (работодатель отказывается его принимать, вы не можете быть на рабочем месте и т. д.), направьте его по почте. Для этого нужно пойти в любое почтовое отделение и отправить заказное письмо с вашим заявлением. Стоимость такого письма – 20-40 руб. в зависимости от веса. Почтовый работник, принявший письмо, должен выдать вам чек с так называемым почтовым идентификатором. Через некоторое время можно будет зайти на сайт Почты России и в разделе "Отслеживание почтовых сообщений" ввести цифры из этого идентификатора. В появившейся таблице будут видны все этапы обработки письма, в том числе вручение адресату. Нужно зафиксировать дату вручения письма адресату – это пригодится для определения сроков рассмотрения жалобы. Если вы будете жаловаться на то, что работодатель проигнорировал ваше заявление, вам нужно будет приложить копию своего письма и копию чека с почтовым идентификатором.
Если у вас нет Интернета или вы хотите еще большей надежности, можно отправить заказное письмо с уведомлением о вручении – это будет стоить чуть дороже. Уведомление – это наклейка с вашим адресом на конверте. При вручении письма адресату он должен на нем расписаться, а эту наклейку отправят вам по почте. Дату росписи и можно считать датой вручения письма адресату.
Ну а для еще большей надежности можете попросить на почте сделать опись вложения – в бланке описи напишите кратко, о чем ваше письмо, например, "заявление об увольнении по собственному желанию в соответствии со ст. 80 ТК РФ". Такое письмо стоит 50-60 руб. В этом случае работодатель не сможет сказать, что ваше заявление он получил, но речь в нем шла совсем о другом. Так что для наиболее важных заявлений нужно использовать именно эту форму.
Также можно передать текст заявления работодателю при помощи телеграммы. Это будет несколько дороже, однако быстрее, чем письмом.
В свою очередь работодатель тоже должен соблюдать формальные процедуры. Так, если вы отказываетесь расписываться на каком-либо уведомлении или приказе (например, о сокращении вашей должности или требовании написать объяснительную), то представители работодателя составляют акт об этом и расписываются на нем. В суде (если такой состоится) подобный акт будет доказывать, что работодатель в нужный срок уведомил вас о предстоящем увольнении.
Выглядеть он может так:
Акт № ...
Настоящий акт составлен в присутствии:
1) ……(должность, Ф.И.О)
2) ……(должность, Ф.И.О)
3) ……(должность, Ф.И.О)
В том, что "___" _____ 20… г. работнику …(должность, Ф.И.О.)… было предложено дать письменные объяснения в связи с …(описание дисциплинарного проступка)…. …(Ф.И.О.)… от дачи письменных объяснений отказался.
Дата и подписи собравшихся
Внимание! Ко всем документам относитесь очень внимательно и бережно! В случае конфликта с работодателем они могут быть гораздо важнее, чем устные заявления и договоренности.
Авторы: Артем Хортов, Андрей Ляпин, Артем Русакович