Отправляем сотрудника в командировку

В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. И вот созрела производственная необходимость, и кого-то из сотрудников вашего предприятия решено отправить в командировку. Сразу встает вопрос: а любому ли сотруднику можно дать такое поручение? Речь идет, конечно же, не о компетенции работника, а о соответствии трудовому законодательству. Действительно, Трудовой кодекс содержит определенные ограничения. Категорически нельзя направлять в командировку беременных женщин (ст. 259 ТК РФ), сотрудника в период действия ученического договора, если только командировка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ), и несовершеннолетних сотрудников, которые не являются творческими работниками (артистов, журналистов оправлять в служебную поездку можно) (ст. 268 ТК РФ).

Женщину, имеющую детей в возрасте до 3 лет, можно направить в командировку только с ее письменного согласия и в случае, если отсутствуют какие-либо медицинские противопоказания. В обязательном порядке ее письменно уведомляют о том, что она вправе отказаться от поездки. Это же правило распространяется и на отцов, воспитывающих детей без матери, и на опекунов (ст. 264 ТК РФ).

Учтите: существуют категории работников, которые по долгу службы постоянно находятся в разъездах (бортпроводники, водители и т.д.). Им командировки не положены! У них работа такая.

Предположим, что подходящий сотрудник найден, прикинуто количество дней, требующееся ему для выполнения поручения. Пора действовать, то есть оформлять соответствующую документацию. А действовать будем в соответствии со следующим алгоритмом:

При этом особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ.

Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение), вступившее в силу 25 октября 2008 г., которое определяет особенности порядка направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств.

Согласно п. 4 Положения срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

А действовать будем в соответствии со следующим алгоритмом:

сформулируем задачу

издадим приказ

обеспечим документами и денежными средствами

отправим в командировку

получим отчет о выполнении

Для каждого шага нашего алгоритма законодатель утвердил соответствующие унифицированные формы. А именно:

Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";

Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку";

Т-10 "Командировочное удостоверение";

Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении";

АО-1 "Авансовый отчет".

Первые четыре документа утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, авансовый отчет - Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)) (п. 7 Положения).

Таким образом, действующим законодательством Российской Федерации не ограничивается срок нахождения работника организации в производственной командировке.

При этом ст. 168 ТК РФ предусмотрено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ к прочим расходам, которые связаны с производством и реализацией, относятся расходы налогоплательщика на командировки, в частности:

  • на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
  • наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
  • суточные или полевое довольствие;
  • оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
  • консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Вместе с тем по общему правилу согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Статьями 313 и 314 НК РФ установлено, что к налоговому учету принимается информация о хозяйственных операциях, содержащаяся в первичных документах. Хозяйственной операцией в отношении командировочных расходов является начисление организацией задолженности перед работником на сумму понесенных им расходов на командировку (списание подотчетной суммы с работника).

Первичным документом, на основании которого принимается к учету данная хозяйственная операция, является утвержденный руководителем организации авансовый отчет (утверждается при наличии письменного отчета о выполненной работе в командировке, согласованного с руководителем структурного подразделения работодателя). Датой признания расходов на командировки согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ является дата утверждения авансового отчета.

Действующий порядок оформления документов, связанных с командированием работников, установленный Положением, в качестве неотъемлемого приложения к авансовому отчету предусматривает наличие следующих оправдательных документов:

командировочного удостоверения, оформленного надлежащим образом. Форма командировочного удостоверения утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (форма N Т-10). В случаях командировок по территории РФ заполнение реквизитов "прибыл-убыл" предусматривается в случаях, если местом командирования является юридическое лицо;

о найме жилого помещения;

о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);

об иных расходах, которые связаны с командировкой.

Указанные оправдательные документы, являющиеся необходимым приложением к авансовому отчету, должны быть надлежащим образом оформлены, то есть составлены по унифицированным формам, если таковые установлены, а в иных случаях - заполнены по формам, предусмотренным организацией-продавцом (исполнителем) и содержащим реквизиты, поименованные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". При этом согласно Постановлению Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 "Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации" в утвержденные Госкомстатом России унифицированные формы документов организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты, а также менять форматы бланков. Исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм или их изменение не допускается.

Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влекут несоответствие авансового отчета требованиям законодательства РФ, и, соответственно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения.

Что касается других документов, которыми должна оформляться командировка в соответствии с Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (в частности, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы N Т-9 и Т-9а), служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а)), то их наличие и оформление определяются внутренним документооборотом организации и для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций не являются обязательным.

Командировка работника не ведет к созданию обособленного подразделения

Обособленным подразделением организации является любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места (п. 2 ст. 11 НК РФ). Признание обособленного подразделения таковым производится независимо от того, отражено ли его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, и от полномочий, которыми оно наделяется. При этом стационарным считается рабочее место, которое создается на срок более 1 месяца. Таким образом, при направлении работников фирмы в командировку для выполнения производственного задания – строительных работ сроком на 11 месяцев, обособленное подразделение по месту нахождения специалистов в данной служебной поездке не создается.

Для отражения командировочных расходов в налоговом учете необходимо, чтобы они были экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Для выполнения второго требования на предприятии должен быть авансовый отчет, а также командировочное удостоверение и документы о найме жилого помещения, о фактических расходах по проезду и об иных затратах, связанных с командировкой. Это следует из норм Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. При отсутствии или неправильном оформлении каких-либо документов из приведенного перечня сумма командировочных расходов облагаемую прибыль фирмы не уменьшит.

Что же касается приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку, а также служебного задания и отчета о его выполнении, то их наличие и оформление определяется внутренним документооборотом организации и для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли не является обязательным.

Примечание редакции: данной точки зрения придерживаются как налоговики (письмо ФНС РФ от 25.11.2009 № МН-22-3/890), так и финансисты (письмо Минфина РФ от 14.09.2009 № 03-03-05/169).

Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 утверждено Положение, которое определяет особенности порядка направления работников в командировки на территории РФ и иностранных государств. Согласно п. 4 данного нормативного акта срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Таким образом, никаких ограничений по максимальному сроку направления работника в служебную командировку на территории России действующее законодательство не устанавливает. Московские налоговики также отмечали, что законодательство РФ не ограничивает срок нахождения работника организации в производственной командировке (письмо УФНС РФ по г. Москве от 28.10.2010 № 16-15/113462@). Отметим, что данный вывод относится как к российской, так и к зарубежной командировке.