Внеплановые проверки Гострудинспекции: советы работодателям

Внеплановые проверки Гострудинспекции: советы работодателямЧто делать, чтобы предпринимателя не застала врасплох внеплановая проверка Гострудинспекции? В последнее время работодатели все чаще жалуются на значительное увеличение числа внеплановых проверок со стороны инспекции по труду. Такие проверки являются достаточно серьезным испытанием для каждой компании. И риски подобных испытаний ярко выражены в деньгах. Потому что ошибка в документах, найденная инспектором по труду, может стоить работодателю до 100 000 руб. штрафа за нарушения трудового законодательства и до 130 000 руб. за нарушения в сфере охраны труда за каждого сотрудника. Если речь идет о документах по 10 сотрудникам, это уже 2,3 млн руб. – крупная сумма для любого предпринимателя, тем более для представителя малого бизнеса.

Увеличение числа внеплановых проверок во многом объясняется возросшим из-за кризиса числом жалоб сотрудников на работодателей. Сегодня для того, чтобы подать жалобу, не обязательно куда-то ехать – достаточно заполнить соответствующую форму на сайте Федеральной службы по труду и занятости (Роструд). Обязанность инспекции – расследовать все жалобы, не важно, поданы они лично или через сайт. И инспекция делает свою работу. Сейчас участились инциденты, когда якобы сотрудники предприятия через сайт Роструда подали жалобу на работодателя, а позднее выясняется, что на самом деле это сделали не они, а, например, кто-то из конкурентов. Но проверка-то все равно началась. Это значит, что к внеплановой проверке инспекции работодателям надо быть готовыми прямо здесь и сейчас.

И вот инспектор по труду уже стучится в дверь офиса с распоряжением о проведении внеплановой проверки по жалобе сотрудника. Что делать?

Напомним, что выездная внеплановая проверка по жалобам сотрудников всегда проводится без предварительного уведомления работодателя в соответствии со статьей 360 Трудового кодекса (ТК) России. Причины для ее проведения – угроза причинения вреда жизни и здоровью работников и нарушения трудового законодательства, например невыплата заработной платы или отказ предоставить отпуск. Только в случае, если внеплановая проверка проводится как мера по контролю за исполнением ранее выданных предписаний, инспекция обязана уведомлять работодателей не менее чем за 24 часа. Поэтому дверь инспекции по труду все-таки придется открыть. Но мы советуем тщательно проверить документы, с которыми к вам пришли. Предприниматель имеет право и отказать в проведении проверки, если в распоряжении неверно указано название компании или юридический адрес. Жалоба в Роструд помимо сведений о заявителе и компании-нарушителе также должна содержать конкретные факты о нарушении работодателем трудовых прав сотрудников или требований охраны труда.

Если человек, написавший жалобу, действительно является вашим сотрудником, пусть бывшим, вам придется согласиться на проверку и предоставить инспекции все необходимые документы. Поскольку причиной внеплановой проверки послужило заявление конкретного работника, то, как правило, у работодателя запрашиваются документы, которые относятся исключительно к трудовой деятельности именно этого работника.

В зависимости от предмета жалобы, из-за которой проводится проверка в отношении работодателя, инспектор может запросить:

учредительные документы работодателя (устав, учредительный договор), свидетельство о государственной регистрации и постановке на налоговый учет, информационное письмо об учете в ЕГРПО (Росстате);

документы, которые подтверждают трудовые отношения (трудовые договоры, трудовые книжки (книгу учета движения трудовых книжек), приказы о приеме и увольнении, штатное расписание, должностные инструкции и т. д.). По нашему опыту, инспекция всегда запрашивает книгу учета движения трудовых книжек. Эта книга обязательно должна быть прошита, опломбирована и подписана руководителем организации;

локальные нормативные акты, издаваемые работодателем. К ним относятся коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, инструкции по охране труда и т. д. Данные документы предоставляются в оригиналах и вместе с документами, которые подтверждают, что работники с ними ознакомлены;

документы, связанные с учетом рабочего времени и отдыха (табель учета рабочего времени, графики отпусков, больничные, приказы об отпуске и т. д.);

расчетные листки, лицевые счета работников, платежные ведомости на выплату заработной платы и т. д.

Многие работодатели надеются, что жалоб со стороны сотрудников всегда можно избежать, но в действительности это иллюзия. Вне зависимости от численности компании – пять ли в ней человек, пятьсот или пять тысяч, – как бы хорошо вы ни работали с персоналом, как бы грамотно и профессионально ни управляли компанией, всегда может найтись человек, который не одобряет ситуацию и решает свои личные проблемы путем жалоб на работодателя. И именно поэтому не стоит уповать на удовлетворенность сотрудников, а следует выстраивать делопроизводство так, чтобы все документы соответствовали требованиям ТК.

Например, многие компании регулярно проводят аудит бухгалтерских документов. Точно так же необходимо периодически проводить в компании аудит кадровых документов и документов по охране труда с учетом всех изменений в ТК. За такой аудит придется заплатить, но стоимость аудиторских услуг несравнимо ниже возможных штрафов за ошибки и нарушения. Процедура аудита позволит найти слабые места и заранее исправить существующие ошибки. Усилий на правильное составление документов придется потратить не так много, как кажется. Но эти усилия обезопасят работодателя и защитят его от последствий внезапных проверок.